Comment planifier une soirée de remise des diplômes étape par étape?

Quelqu'un dans votre vie est-il sur le point de terminer ses études? C'est une étape importante quel que soit l'âge du diplômé. Si vous organisez une fête pour quelqu'un, assurez-vous de demander à l'invité d'honneur comment il envisage sa fête. La réponse pourrait te surprendre. Votre diplômé peut avoir des idées originales pour en faire une fête des plus mémorables. Au cas où vous vous poseriez la question, il est tout à fait normal de vous organiser une fête de fin d'études au lycée ou à l'université pour célébrer vos réalisations. Commencez par étudier cette liste de planification de fête et vous lancerez un événement A-plus.

Déterminez votre budget

Calculez une estimation approximative du nombre de personnes que vous souhaitez inviter. Déterminez combien vous aimeriez dépenser pour la nourriture et les boissons par personne, plus le coût des décorations, des divertissements et de la location de l'emplacement. Vous pouvez utiliser un calculateur de budget de fête en ligne pour vous aider à estimer facilement vos coûts.

Si possible, organisez une fête et partagez les dépenses avec deux ou trois familles, qui ont toutes un diplômé d'une école ou d'une situation similaire. Peut-être que d'autres familles auront des listes d'invités qui se chevauchent de la même école où il est logique de mélanger les fêtes. Bien que ce soit une poignée à coordonner, le résultat pourrait valoir la peine d'avoir une fête plus grande.

Construire la liste des invités

Maintenant que vous avez votre budget approximatif et le nombre de personnes que vous pouvez inviter, commencez à créer votre liste d'invités. Déterminez si vous ou l'invité d'honneur souhaitez inviter toute la classe de finissants à y assister, une grande fête de vos amis les plus proches et de votre famille, ou si ce sera une fête de famille plus intime. Il est parfaitement acceptable d'inviter quelques invités spéciaux à une fête de remise des diplômes, tels que des enseignants, des entraîneurs ou d'autres membres du corps professoral bien-aimés. Il appartient également à l'hôte de savoir si les enfants des invités peuvent y assister ou non.

Choisissez un emplacement

Votre diplômé souhaite-t-il une fête décontractée dans votre jardin ou des festivités dans un restaurant formel ou dans un autre lieu? Il y a des avantages et des inconvénients à chaque type d'emplacement. Organiser une fête à la maison peut vous faire économiser de l'argent, c'est facile à personnaliser et cela peut être un lieu accueillant et réconfortant pour les autres. D'un autre côté, organiser une fête à la maison est le travail et le temps nécessaires pour nettoyer votre maison avant et après la fête.

L'avantage d'organiser une fête dans un restaurant ou un autre lieu est la facilité de compter sur un traiteur ou un planificateur sur place pour gérer les détails, y compris le nettoyage, ce qui vous laisse beaucoup de temps pour socialiser. Le plus gros inconvénient est le coût potentiellement élevé. De plus, vous n'aurez peut-être pas beaucoup de flexibilité sur les dates de la fête, car les lieux sont déjà réservés longtemps à l'avance pour la saison des mariages de mai et juin. Pensez à réserver votre fête plus tard en été lorsque plus de lieux seront disponibles. De cette façon, vous pouvez organiser une fête de fin d'études et de départ avant que votre diplômé ne parte à l'université ou ne déménage après l'université plus tard dans l'été.

Choisissez une heure de fête

Le timing peut être difficile lorsqu'il s'agit de fêtes de fin d'études. Mai et juin sont souvent les mois les plus occupés pour la plupart des familles de diplômés. Pensez à organiser une fête plus tard dans la saison pour éviter les conflits avec d'autres fêtes de fin d'études. Une solution peut être de combiner des vacances d'été avec une fête de remise des diplômes lorsque votre famille pourrait voyager pour se réunir, comme le week-end du Memorial Day, la fête des pères ou le 4 juillet. Si vous devez choisir un jour et une heure pour votre fête pendant la période chargée juste autour de la remise des diplômes, attendez-vous à des visites rapides de vos invités. Pensez à faciliter la tâche des invités en mai et juin en faisant de votre événement une journée portes ouvertes afin que les invités puissent entrer et sortir.

Choisissez un thème et des décorations

Un thème de fête de remise des diplômes ajoute une touche amusante à votre événement et aide à guider la planification de votre décoration (et de votre menu). Kitschy luaus et barbecues d' été simples sont des thèmes populaires pour les fêtes de fin d'études avec des plats que tous les âges apprécient. Mais il existe également de nombreux thèmes créatifs pour les fêtes de fin d'études.

Si votre diplômé est un cookie intelligent, faites-le savoir avec une barre de cookies. Ou décorez la fête dans les couleurs de l'école de votre diplômé pour un thème simple mais frappant. Ajoutez une touche d'inspiration en encadrant des citations et des conseils pour réussir et en les affichant sur les tables et les aires de service. Terminez la fête avec des décorations sur le thème de la remise des diplômes, telles que des centres de table de graduation et des pics à cupcake sur des bouchons de soda et d'eau en forme de capuchons de graduation.

Planifiez votre menu

Votre thème et l'heure de la journée de la fête guideront le menu. Si vous avez des familles avec de jeunes enfants, vous aurez également besoin de nourriture pour les goûts des tout-petits. Les grillades ou les pique-niques sont parfaits pour les soirées en plein air l'après-midi. Des collations ou des desserts (pensez à des cupcakes garnis de bouchons de bonbons de graduation comestibles et de rouleaux de fruits formés en diplômes liés avec des cordes de réglisse) seront idéaux pour une soirée de remise des diplômes ou une fête portes ouvertes. Créez un buffet de plats ou de snacks, de bars à boissons et de tout autre type de bar qui offrira à vos invités un choix de plats et de boissons.

Planifiez le divertissement

Le divertissement pour une fête à la maison peut inclure la location d'un disc-jockey ou la location d'une machine à karaoké pour que chacun ait son tour à chanter. Une idée essentielle à inclure pour une soirée de remise des diplômes dans une maison ou dans un restaurant: un photomaton décoré avec une tenue de remise des diplômes, des pancartes et des accessoires appropriés, ainsi que l'année de remise des diplômes dans le cadre de la toile de fond.

Envoyez vos invitations

Selon le style de votre fête, les invitations vont de la variété gravée formelle aux versions numériques gratuites. Il n'y a pas de règle standard sur la conception des invitations à une fête de remise des diplômes. Cependant, il y a quelques autres règles à retenir concernant les invitations à la remise des diplômes: Envoyez séparément les annonces de remise des diplômes et les invitations à la remise des diplômes. Joignez les directions de l'événement. Et ajoutez une option RSVP «regrets seulement» pour rationaliser le processus.