Étiquette des réunions d'affaires

Travaillez-vous pour une entreprise qui a des réunions fréquentes? Vous êtes-vous déjà demandé ce que vous êtes censé faire et ce qui est considéré comme un comportement approprié lors de ces rassemblements? Craignez-vous d'assister aux réunions parce que vous craignez de commettre un faux pas qui pourrait compromettre votre position ou vos possibilités d'avancement?

En règle générale, les gestionnaires, les chefs d'équipe ou les dirigeants d'entreprise se réservent le droit d'organiser des réunions d'affaires lorsqu'ils en ressentent le besoin. Qu'il s'agisse d'événements régulièrement programmés ou appelés dans un but précis, toutes les personnes présentes doivent suivre les règles d'éthique professionnelle appropriées.

Chef

Avant la réunion, il est essentiel que tout soit organisé pour ne perdre le temps précieux de personne. Vous voulez qu'il se déroule aussi bien et dans les délais que possible tout en laissant du temps pour les questions et les commentaires, si possible. La clé est de montrer du respect pour toutes les personnes impliquées.

Voici quelques conseils recommandés:

• Avoir un ordre du jour écrit avec une séquence logique et des temps réalistes. Si le temps et les ressources le permettent, envoyez des copies à tous ceux qui seront présents.
• Envoyez une invitation aux participants potentiels avec autant de détails que possible sur la réunion, y compris le lieu, l'heure de début, les éléments à apporter et l'heure de fin.
• Commencez par une salutation amicale et faites savoir à tout le monde quand il est acceptable de poser des questions.
• Ayez de l'eau sur le podium ou devant la salle et sirotez-la entre les sujets ou lorsque quelqu'un d'autre prend la parole.
• Vous n'avez pas besoin d'écrire votre discours textuellement, mais vous devriez au moins avoir des puces dans vos notes. Ne pas le faire peut vous faire passer d'un sujet à un autre et perdre la trace de ce que vous avez à dire. Cela peut vous faire perdre du temps et laisser les participants s'interroger sur le point de la réunion.
• Soyez conscient du langage corporel de vos participants. Si vous constatez que les gens perdent tout intérêt, faites une pause et vérifiez vous-même pour vous assurer que vous ne répétez pas des informations ou que vous ne passez pas trop de temps sur quelque chose qui n'est pas pertinent.
• Ayez quelques anecdotes pour garder la réunion intéressante. Cependant, évitez de raconter des blagues inappropriées qui ont même un soupçon de sexisme, de racisme ou toute autre chose qui pourrait offenser les autres.
• Ne volez jamais les idées des autres et appelez-les vôtres. Donnez toujours du crédit aux autres pour les idées et les tâches réussies.
• Bien qu'il soit acceptable de bouger un peu, ne faites pas de va-et-vient à l'avant de la pièce. Cela vous rend nerveux.
• Pendant la période de questions et réponses, restez silencieux jusqu'à ce que la personne qui pose la question termine avant de répondre. Si vous ne comprenez pas la question, demandez-lui de la répéter ou d'expliquer davantage la question.
• Si quelqu'un semble en colère ou hostile, gardez votre sang-froid et demandez-lui d'en discuter avec vous plus tard.
• Terminez la réunion tôt si possible. Il vaut mieux qu'il soit plus court que de perdre l'attention des participants.

Participants

Toutes les personnes convoquées à la réunion devraient y assister à moins que les circonstances ne le permettent pas. Si vous êtes au courant de la réunion à l'avance, envisagez de prendre plus de temps avec votre toilettage personnel pour montrer du respect pour les superviseurs qui y assistent. Habillez-vous convenablement pour le niveau de l'entreprise.

Conseils sur les bonnes manières:

• Si vous êtes invité à envoyer un message de confirmation, faites-le dès que vous entrez dans la réunion dans votre calendrier.
• Présentez-vous à l'heure. Arrivez quelques minutes plus tôt si possible.
• Vérifiez votre téléphone portable et assurez-vous qu'il est en mode silencieux ou éteint. Vous ne devez jamais envoyer de SMS pendant une réunion à moins que le responsable ne vous le demande pour une personne en particulier.
• Si des rafraîchissements sont servis, une boisson est acceptable. Cependant, à moins que tout le monde ne mange, attendez la fin de la réunion pour prendre une collation.
• S'il s'agit d'un déjeuner-réunion, apportez votre nourriture à table et mangez-la aussi calmement que possible et sans attirer l'attention sur vous.
• Ne discutez pas et n'échangez pas de notes avec d'autres participants. Ceci est très perturbateur et peut donner l'impression que vous ne prenez pas votre travail assez au sérieux pour porter une attention particulière à ce qui est discuté.
• Si vous êtes appelé, répondez aussi directement que possible. Lorsque vous ne connaissez pas la réponse, excusez-vous et soyez honnête. Aucune réponse n'est meilleure que la mauvaise.
• Après la réunion, remerciez l'orateur.
• Ne vous attardez pas dans la salle de réunion plus longtemps que nécessaire. Passer du temps vous fera paraître inactif, et vous ne voulez pas que le patron pense que vous utilisez la réunion pour vous soustraire à vos tâches.

Réunions dans un restaurant

Parfois, un déjeuner-réunion est convoqué, et il peut avoir lieu dans un restaurant. Même si vous n'êtes pas au bureau, n'oubliez pas que vous êtes toujours au travail.

Conseils de réunion supplémentaires pour les réunions de restaurant:

• N'oubliez jamais vos manières à table.
• Traitez les mésaventures du repas avec grâce et bonnes manières.
• Utilisez des ustensiles appropriés. En cas de doute sur la fourchette de chaque plat, suivez la personne qui dirige la réunion.
• Si vous êtes dans un restaurant buffet, connaissez les bonnes manières de vous aider.
• Suivez les directives appropriées pour manger des amuse-gueules.