Comment organiser un système de classement à domicile en 7 étapes?

La lutte est réelle: gérer les documents importants et l'encombrement du papier est le gouffre. C'est pourquoi il est crucial de mettre en place un système de classement à domicile facile et faisable que vous utiliserez réellement - un système de classement personnel ne fonctionne que si vous le suivez!

C'est un projet de week-end. Ne le commencez pas un soir de semaine après une longue journée de travail ou d'école. Commencez celui-ci un samedi ou un dimanche matin armé d'une tasse de café ou de thé, et une attitude «allons-y».

Ce dont tu auras besoin

• Classeur ou classeur
• Dossiers suspendus
• Porte-fichier de bureau
• Déchiqueteuse
• Poubelle de recyclage
• Dossiers de fichiers
• Étiqueteuse ou stylo

Rassemblez tous vos papiers en un seul endroit

La première étape de la mise en place d'un système de classement à domicile consiste à regrouper tous vos fichiers et papiers dans le même espace afin que vous puissiez trier, recycler et déchiqueter. Tout avoir au même endroit présente les avantages suivants:

• Cela vous permettra de rester concentré sur la tâche à accomplir. Si vous avez toutes vos fournitures et tous vos papiers au même endroit, vous n'avez vraiment aucune excuse à part pour creuser.
• Vous serez plus minutieux. Faire un balayage de votre maison dès le départ signifie que vous n'aurez pas à répéter la tâche dans quelques semaines lorsque vous trouverez une pile de papiers oubliée dans la buanderie.

Il y a quelques endroits pour chercher des papiers, autres que les tiroirs de bureau évidents, les classeurs et la pile de courrier:

• Le salon: papiers ont tendance à s'empiler dans le salon quand on ne sait pas quoi en faire.
• Sacs: Les sacs à dos, sacs de travail, sacs à main, sacs de sport et valises ont tous tendance à accumuler des papiers.
• La cuisine: Les piles de papier ont une façon de se retrouver dans la cuisine. C'est parce que la cuisine est souvent le premier endroit où nous nous dirigeons lorsque nous rentrons à la maison.

Choisissez un bon endroit où vous pouvez créer cinq piles. Cela peut être la table de la cuisine, le lit de la chambre d'amis ou votre bureau s'il est assez grand. Le sol fonctionne aussi.

Si vous avez autant de papiers que vos piles peuvent basculer, utilisez des bacs ou des boîtes en carton. Étiquetez-les pour les garder séparés et pour éviter des erreurs comme jeter accidentellement les déclarations de revenus de l'année dernière dans la boîte de recyclage.

Séparez vos articles en cinq catégories

Prenez une décision concernant chaque morceau de papier, ne le remettez pas et ne le gardez pas pour plus tard. Chaque document entrera dans l'une de ces cinq catégories:

Action

Ce sont les documents dont vous avez besoin de prendre des mesures sur puis jeter. Ne les confondez pas avec des documents appartenant à la catégorie des ménages. Les documents du ménage sont déposés en permanence; les fichiers d'action sont utilisés une fois, puis rejetés.

Exemples: invitations, tickets de parking, rappels de rendez-vous, devoirs et factures

Archiver

Des papiers ou des documents auxquels vous devez vous accrocher, mais vous n'avez pas besoin de vous y référer plus d'une ou deux fois par an.

Exemples: déclarations de revenus, dossiers médicaux, dossiers académiques, preuve de votre participation à la fonction de juré, actes, baux, garanties et contrats

Ménage

Ce sont des papiers que vous utilisez pour faire fonctionner votre maison (et votre vie).

Exemples: coupons, recettes, manuels d'utilisation, reçus pour les taxes de cette année et documents pour les voyages à venir

Recycler

Papiers et documents qui ne tombent pas dans l' une des catégories ci - dessus et ne contiennent aucune information personnelle.

Exemples: courrier indésirable, feuilles de travail d'un séminaire qui ne vous intéresse plus, journaux, magazines, vieux devoirs dont vous n'avez pas besoin et enveloppes usagées

Déchiqueter

Articles et documents qui n'entrent pas dans les trois premières catégories, mais contiennent des informations d'identification personnelle.

Exemple: offres de carte de crédit, anciens relevés bancaires et factures

Désencombrez et supprimez les documents et fichiers dont vous n'avez plus besoin

Votre plus gros tas sera le recyclage. Recyclez d'abord ces papiers - le but ici est de réduire le plus rapidement possible la quantité de papier que vous traitez.

Ensuite, déchiquetez les documents qui doivent être détruits - cela inclut tout ce qui vous identifie au-delà de votre nom et de votre adresse.

Maintenant que vous avez jeté le courrier indésirable, il est temps de mettre en place un système qui est:

• Facile à utiliser, vous l'utiliserez donc réellement
• Suffisamment flexible pour s'adapter aux changements de vie et aux nouveaux projets
• Sensiblement organisé, donc lorsque vous avez besoin de trouver quelque chose rapidement, vous pouvez le localiser

La beauté ici est que vous pouvez diviser ces catégories davantage en fonction de la quantité de papier qui entre et sort de votre maison ou de votre bureau.

Configurer un fichier d'archive pour votre système de classement domestique

Il est assez facile de décider quels papiers vont dans votre fichier d'archive. Ce sont les papiers les plus importants que vous possédez. Ils sont la preuve que vous et votre famille existez, payez vos impôts, possédez une maison et une voiture, êtes diplômé de l'université, pouvez voyager à l'extérieur de votre pays avec un passeport ou un visa. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise ou possédez plus d'une propriété, ce fichier sera encore plus volumineux.

Les éléments de base à conserver dans ce fichier incluent:

• Déclarations de revenus
• Dossiers médicaux
• Dossiers académiques
• Preuve que vous avez rempli la fonction de juré
• Actes
• Baux
• Contrats
• Passeports
• Cartes de sécurité sociale
• Dossiers d'emploi
• Certificats de baptême
• Documents d'assurance-vie et de retraite

Stockez ces papiers dans une boîte ignifuge, dans des chemises étiquetées. Votre système de classement personnel doit inclure les catégories suivantes:

• Académique
• Voiture
• Emploi
• Financier
• Santé
• ID
• Assurance
• Immobilier

Organisez-les par ordre alphabétique, mais conservez le fichier d'identité, avec votre certificat de naissance, votre passeport, vos cartes de sécurité sociale et tout ce que vous utilisez souvent à l'avant de la boîte de classement.

Organiser un dossier ménage

Voici une bonne règle de base pour ce que vous devez stocker dans votre fichier ménage: tout ce dont vous pourriez avoir besoin à l'avenir, mais vous n'avez pas besoin de prendre des mesures maintenant et qui n'appartient pas à votre fichier d'archive.

Au lieu d'une boîte de classement ou d'une corbeille, créez un classeur avec des sections, puis des poches pour ranger des choses comme des coupons et des cartes-cadeaux. Créez des sections pour les éléments suivants:

• Coupons et bons
• Cartes cadeaux
• Remises en attente
• Reçus pour des articles coûteux comme des appareils électroménagers ou des meubles
• Récompenses et cartes de fidélité
• Notes et documents de référence pour les projets à venir sur lesquels vous travaillez
• Recettes
• Reçus pour les taxes
• Polices d'assurance auto / habitation / locataire

Configurer un fichier d'action

Le fichier d'action correspond aux papiers sur lesquels vous devez agir, puis rejeter. Tout document important qui doit être déposé de façon permanente ou pour une longue période appartient à votre dossier de ménage. Les fichiers d'action sont des rappels physiques des choses que vous devez faire.

Utilisez une boîte de réception de bureau pour contenir ces documents. Choisissez quelque chose d'amusant et de coloré pour ne jamais oublier que la boîte est là et que les objets à l'intérieur ont besoin d'action! Vous pouvez également utiliser cette boîte pour gérer le courrier.

Voici des exemples de ce qu'il faut conserver dans votre fichier d'action:

• Courrier entrant
• Invitations pour les événements à venir et toutes les cartes de réponse qui les accompagnent
• Factures à payer, puis déchiqueter ou recycler
• Feuillets d'autorisation de signer
• Rappels de rendez-vous
• Reçus pour tout ce que vous avez récemment acheté au cas où vous décideriez de retourner
• Des reçus pour tout ce que vous attendez de recevoir

Vous pouvez diviser ce fichier en plusieurs catégories, mais il est plus facile de tout jeter dans cette boîte, puis de le parcourir une, deux ou trois fois par semaine. À ce stade, vous pouvez recycler ou déchiqueter tout ce dont vous n'avez plus besoin, classer tout ce qui appartient à l'archive ou aux fichiers ménagers et prendre des mesures sur tout ce qui doit être répondu. Le but est de garder ce fichier aussi petit que possible.

L'astuce est que vous devez parcourir ce fichier au moins une fois par semaine, de préférence plus souvent. Nous vous recommandons d'ajouter cette tâche à votre routine d'organisation hebdomadaire personnelle pour vous aider à rester au courant.