Comment gérer votre courrier en 5 étapes?
Apprendre à gérer votre courrier est une tâche organisationnelle étonnamment décourageante car vous ne pouvez pas simplement organiser visuellement le courrier; vous devez lire et toucher chaque document afin de classer ou de supprimer. Cela dit, la meilleure façon de commencer est de se lancer et de le faire maintenant.
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Vider les ordures
Réduisez la quantité de courrier que vous recevez en arrêtant l'afflux de courrier indésirable.
Se désinscrire de tous les catalogues, oui, tous. Vous pouvez déjà trouver leur contenu en ligne. La plupart ont des petits caractères avec des instructions de désabonnement, ou vous pouvez le faire en ligne. Réduire la quantité de courrier indésirable que vous recevez réduira le temps que vous passez à gérer votre courrier. C'est aussi bon pour l'environnement.
Après vous être désabonné de tout, votre boîte aux lettres sera parfaitement exempte de courrier indésirable pendant un certain temps, mais elle recommencera lentement à s'accumuler. Continuez à vous retirer des listes de diffusion de façon continue ou prévoyez du temps tous les six mois environ pour supprimer votre nom de toutes les listes auxquelles vous avez été ajouté.
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Planifiez-le
La plupart des gens trient le courrier en marchant dans la porte après le travail et s'arrêtent souvent au milieu pour ranger leur manteau ou se tourner vers ce qu'il y a à dîner. Résistez à l'envie de gérer le courrier jusqu'à ce que vous ayez le temps et l'attention à consacrer à cette tâche. Voici pourquoi:
- Si vous triez sur votre chemin à la porte, il y a de fortes chances que vous ne soyez pas prêt à gérer votre courrier à ce moment-là. Vous avez besoin des bons outils et de l'attention pour décider comment utiliser ou jeter chaque pièce.
- Ne touchez jamais un morceau de papier plus d'une fois si vous n'êtes pas obligé de le faire. C'est ce qui rend la gestion du papier si épuisant: il faut le lire à chaque fois! Attendez d'être prêt à gérer et à supprimer.
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Utilisez les bons outils
Ayez les bons outils à portée de main pour jeter, recycler ou répondre à votre courrier. Ceci comprend:
- Déchiqueteuse
- Poubelle de recyclage
- Système de classement et calendrier
Ne placez pas votre déchiqueteuse et votre bac de recyclage dans des pièces séparées. Ils devraient être à côté de vous pendant que vous travaillez afin que vous puissiez agir immédiatement. De cette façon, vous n'aurez plus de piles de papier en attente d'être recyclées et déchiquetées dans toute la maison.
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Mettre en place un système
Il y a trois jeux de fin pour chaque courrier:
- Agissez avec les e-mails qui nécessitent une attention immédiate ou future. Brisez-le dans d'autres catégories telles que l'archivage, la réponse, l'action immédiate, etc.
- Recyclez le courrier indésirable qui n'a aucune valeur pour vous et aucune information d'identification à ce sujet au-delà de votre nom
- Déchiqueter une pièce ny de courrier qui a des informationsidentification sur elle audelàvotre nom et adresse. Cela comprendrait les numéros de sécurité sociale, les dates de naissance, les offres de carte de crédit, etc.
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Persévère
Maintenant que vous avez un système en panne, vous devez le maintenir. Si vous n'avez pas le temps chaque jour de vous consacrer au tri de votre courrier, placez-le dans une boîte de réception sur votre bureau, près de votre entrée ou dans un coin du comptoir de votre cuisine. Prévoyez de passer du temps une ou deux fois par semaine pour trier chaque courrier afin de ne rien manquer d'important.
