Combien de temps conserver les documents et quoi déchiqueter?

Les piles de papier sont pénibles et la gestion d'un système de classement à domicile peut être un frein. Cependant, vous devez vous accrocher à certains documents car vous ne savez jamais quand vous en aurez besoin.

Combien de temps avez-vous besoin pour conserver vos impôts, reçus, relevés bancaires et autres documents importants? Chaque type de document est différent, vous voudrez donc vous assurer de conserver tous vos documents suffisamment longtemps avant de lancer la déchiqueteuse, même si vous pensez que vous en avez terminé.

Maintenir un système de classement à domicile fonctionnel

Une des clés pour créer un système de classement à domicile fonctionnel est de commencer à réduire la quantité de papier que vous recevez. Cela peut vraiment réduire la quantité de papier que vous devrez déchiqueter ou limer. Cela signifie se débarrasser du courrier indésirable, s'inscrire aux factures électroniques et ne pas accepter les flyers, les coupons que vous n'utiliserez jamais, les catalogues que vous ne lirez jamais, ou d'autres documents éphémères auxquels vous vous sentez obligé de vous accrocher lorsque vous savez que vous ne le faites vraiment pas. 't.

Si vous laissez cette étape de tri préliminaire devenir incontrôlable, vous pouvez vraiment commencer à lutter contre l'encombrement du papier. Cela peut même arriver au point où vous avez l'impression de le stocker. Dans ces cas, il peut être très utile de contacter un professionnel qui pourra vous guider tout au long du processus de désencombrement.

La deuxième étape consiste à vous assurer que vous disposez d'un bon système de gestion du courrier. Plus vous gérez efficacement le courrier à son arrivée, moins vous aurez à faire une grande session de classement, de déchiquetage et de recyclage.

Mettre en place un système électronique

Se débarrasser de votre classement papier en mettant en place un système de classement électronique vous fera gagner de la place et vous débarrassera de l'encombrement papier. De nos jours, un système de classement électronique a beaucoup de sens car c'est plus facile que jamais.

Pour commencer, vous avez besoin d'un scanner et d'un emplacement pour stocker vos fichiers: un système de dossiers sur un ordinateur et une sauvegarde dans le cloud, ainsi qu'un disque dur externe. Plus vous avez de sauvegardes, à la maison et hors site, plus vous serez préparé à abandonner la pile de paperasse sans craindre de perdre quelque chose d'important.

Mettre en place des dossiers généraux pour différents types de documents (par exemple, ménage, impôts, automobile, certificats de naissance, etc.) Vous n'avez pas besoin d'être trop précis avec le stockage des documents puisque les systèmes de classement électroniques sont interrogeables.

Ensuite, numérisez chaque document et stockez-le dans un dossier en fonction du contenu. Assurez-vous de donner à chacun un nom de fichier unique pour le décrire afin qu'il puisse être trouvé rapidement via la fonction de recherche de votre ordinateur. En outre, l'ajout de la date à la fin du nom de fichier peut vous aider à distinguer le même type de document de différentes périodes. Par exemple, plutôt que d'appeler votre facture de services publics utilitystatement.pdf, nommez-le utilitystatement-Feb2019.pdf.

Il existe également un certain nombre d'applications disponibles qui peuvent vous aider à enregistrer et à stocker rapidement une variété de documents. Beaucoup peuvent être gérés via votre smartphone ou votre tablette, de sorte que vous pouvez vous débarrasser de la paperasse (en particulier les reçus) lorsque vous n'êtes pas à proximité de votre ordinateur personnel.

Garder des copies

Pour vos documents les plus importants, les experts conseillent de conserver plusieurs copies. Cela peut signifier conserver une copie dans votre stockage cloud et une autre sur un disque dur. Cela peut également signifier conserver une copie dans votre dossier électronique et une copie papier dans un coffre-fort ignifuge.

Documents à conserver pour toujours

Un certain nombre de documents doivent être conservés pour toujours. Ce sont les plus importants dont vous pourriez avoir besoin à tout moment dans le futur pour diverses raisons. S'assurer qu'ils sont conservés dans un endroit sûr et qu'une copie est sécurisée vous fera gagner beaucoup de temps lorsque vous en aurez besoin.

• Dossiers académiques: diplômes, relevés de notes et tout travail de portfolio qui pourrait être utilisé à l'avenir pour postuler à un emploi.
• Papiers d'adoption
• Certificats de baptême
• Certificats de naissance
• Certificats de décès: peuvent être nécessaires à des fins fiscales.
• Permis de conduire
• Dossiers d'emploi: toutes clauses, accords, dossiers disciplinaires et évaluations de rendement.
• Certificats de mariage
• Dossiers médicaux
• Dossiers militaires
• Passeports
• Dossiers de retraite et de pension
• Cartes de sécurité sociale
• Testaments

Documents à conserver pendant une certaine période de temps

Imaginez avoir une vie entière de relevés bancaires et de factures empilés sur votre bureau. Après seulement une décennie, cette pile serait probablement extrêmement importante. Il existe de nombreux types de documents, principalement financiers, que vous devez conserver pendant un certain temps, mais que vous n'avez pas besoin de conserver indéfiniment. Vous devrez peut-être les référencer tous les mois ou toutes les semaines pendant un certain temps, puis ils deviennent simplement un autre morceau de papier qui traîne, créant ainsi du désordre.

La partie la plus délicate est de savoir quand vous pouvez vous débarrasser de ces types d'enregistrements. Il n'y a pas de bonne réponse pour tout, mais des directives recommandées en fonction de ce que c'est:

• Relevés bancaires: un mois
• Factures: un an pour tout ce qui concerne les taxes ou la garantie; toutes les autres factures doivent être déchiquetées dès qu'elles ont été payées.
• Factures de carte de crédit: Shred immédiatement une fois payé.
• Reçus de rénovation: à conserver jusqu'à ce que la maison soit vendue.
• Dossiers de placement: sept ans après la clôture du compte ou la vente du titre.
• Baux: à conserver jusqu'à ce que vous ayez déménagé et que vous ayez reçu votre caution du propriétaire.
• Chèques de paie et talons de paie: Un an, ou jusqu'à ce que vous ayez reçu votre relevé W-2 pour cette année d'imposition.
• Reçus de vente: à conserver pendant toute la durée de la garantie pour les achats importants tels que les électroménagers et les appareils électroniques. Pour des choses telles que l'épicerie et les vêtements, ne conservez le reçu que jusqu'à ce que vous sachiez qu'il ne sera pas nécessaire de retourner la marchandise.
• Documents fiscaux: sept ans, y compris votre déclaration et tous les documents d'accompagnement tels que les W-2 et les reçus.
• Dossiers du véhicule: à conserver jusqu'à ce que le bateau, la voiture ou la moto soit vendu.

Comment se débarrasser des documents

Le déchiquetage de documents est le principal moyen de vous protéger contre le vol d'identité. En règle générale, certains documents doivent absolument être déchiquetés. Cela inclut tout ce qui a des numéros de compte, des dates de naissance, des noms de jeune fille, des mots de passe et des codes PIN, des signatures et des numéros de sécurité sociale.

Si les documents sont toujours «actifs» - vous devez les conserver pour référence - placez-les dans votre système de classement personnel par thème. Ne les déchiquetez qu'une fois qu'ils ne sont plus utilisés.

Quels documents déchiqueter

Lorsque vous avez terminé avec ces documents et que vous n'en avez plus besoin, n'hésitez pas à les déchiqueter:

• Reçus ATM
• relevés bancaires
• Copies d'acte de naissance
• Chèques annulés et annulés
• Factures de carte de crédit
• Rapports de crédit
• Permis de conduire (expiré)
• Documents d'emploi contenant des informations d'identification
• Passeports et visas expirés
• Numéros de compte d'investissements
• Documents le'gaux
• Transactions d'investissement, de stock et de propriété
• Articles avec signature (baux, contrats, lettres, etc.)
• Étiquettes à bagages
• Dossiers médicaux et dentaires
• Documents avec un numéro de sécurité sociale
• Mots de passe ou codes PIN
• Des fiches de paie
• Demandes de carte de crédit pré-approuvées
• Reçus avec numéros de compte chèques, numéros de carte de crédit ou toute autre information d'identification
• Les formulaires d'impôt
• Transcriptions avec informations d'identification
• Itinéraires de voyage
• Billets d'avion d'occasion
• Factures de services publics (téléphone, gaz, électricité, eau, télévision par câble, Internet, etc.)

Tout le reste, comme la paperasse, vous pouvez simplement recycler. Assurez-vous d'avoir un système de classement flexible mis en place afin que vous puissiez garder ces documents sous contrôle. C'est aussi une bonne idée de prendre l'habitude de parcourir régulièrement vos documents stockés. Essayez de le faire lorsque vous payez des factures, déclarez vos impôts ou prenez en charge une tâche récurrente similaire afin de ne pas oublier et que vos documents deviennent incontrôlables.