Liste de contrôle des choses à faire lors du déménagement d'une entreprise

Se préparer à déménager un bureau ou une entreprise peut être beaucoup plus compliqué que de déplacer un ménage. La préparation est essentielle et il est essentiel de s'assurer que tout sur votre liste est complet. Utilisez cette liste de contrôle rapide comme guide pour garder votre entreprise sur la bonne voie.

Déterminer un calendrier et un calendrier

Déterminer votre calendrier devrait être la première chose à faire. Fixez la date à laquelle tout le matériel doit être hors de l'espace de bureau, qui est la date de votre déménagement final. Vous aurez probablement besoin de quelques jours pour déménager, en fonction de la quantité de choses à déplacer. Travaillez en arrière à partir de votre date de départ et dressez une liste de toutes les choses que vous devez faire avant l'arrivée des camions.

Attribuer des tâches et mettre en place un comité de déménagement si nécessaire

C'est une bonne idée d'impliquer le personnel tôt dans le déménagement. Un comité de déménagement peut non seulement vous aider à organiser et planifier le déménagement, mais également à faciliter la transition pour le reste du personnel. Demandez au comité de revoir toutes les tâches et d'attribuer les rôles au besoin. Au fur et à mesure que vous avancez, vous devrez probablement ajouter des tâches à la liste et vous assurer de l'attribuer également - il y a trop de choses à faire vous-même.

Mettre en place un plan de communication interne et externe

Un plan de communication interne garantira que les employés sont tenus informés des plans de déménagement tandis qu'un plan externe tiendra vos clients et fournisseurs au courant de vos activités commerciales pendant le déménagement afin que vous puissiez maintenir votre entreprise en activité pendant la transition.

Embaucher des déménageurs

Comme tout déménagement, embaucher de bons déménageurs prend du temps et devrait être l'une des premières tâches de votre liste. Demandez à un membre du personnel de dresser une liste d'au moins cinq entreprises de déménagement, puis assurez-vous de les étudier de manière approfondie avant d'embaucher. Déterminez le budget, obtenez des devis et comparez les services entre les entreprises de déménagement pour décider laquelle embaucher.

Embaucher des emballeurs professionnels

Si votre budget de déménagement peut vous aider à embaucher des emballeurs professionnels, faites-le. Cela vous évitera, à vous et à vos employés, d'avoir à emballer des zones du bureau qui sont souvent les espaces les plus difficiles à emballer et à déplacer. Les employés peuvent être invités à emballer leurs bureaux ou bureaux, car cela leur donne également la possibilité de nettoyer leurs espaces et de se débarrasser des objets qu'ils n'ont pas besoin de déplacer.

Créer un nouveau plan de bureau et une nouvelle disposition

C'est là que votre comité de déménagement sera vraiment utile. Il est toujours difficile de déménager dans un nouvel espace, mais quand il faut savoir où tout et tout le monde va, cela prend beaucoup de temps. Assurez-vous de savoir où chaque meuble sera placé et chaque employé s'assoira. Plus le plan est détaillé, mieux c'est.

Parlez à vos fournisseurs actuels

Déménager une entreprise peut signifier changer de fournisseur de services. Vérifiez vos contrats, puis décidez si vous resterez avec vos fournisseurs actuels ou si vous envisagerez de changer. Vous devrez déterminer ce que le nouvel espace exigera en termes de lignes téléphoniques et d'infrastructure réseau. Parlez à votre nouveau propriétaire et à vos fournisseurs pour vous assurer que vous savez ce dont le nouvel espace a besoin afin qu'il n'y ait pas de lacunes dans le service. Pour tout équipement que vous louez, contactez le concessionnaire pour l'informer du déménagement et de la meilleure façon d'acheminer son équipement vers le nouvel emplacement.

Tenez les employés informés et informés

Un déménagement peut être difficile pour les employés. Cela peut signifier un changement dans la façon dont ils font la navette et si leur trajet est maintenant plus long qu'avant le déménagement. Si vous déménagez dans un espace plus petit, le personnel doit savoir comment les bureaux seront attribués et à quoi ressemblera leur nouvel espace. Les employés doivent être informés à chaque étape du processus. Essayez de garder un horaire mobile sur le tableau d'affichage de la cuisine ou dans un autre espace commun afin que les gens puissent voir comment les choses progressent et ce que l'on attend d'eux en tant qu'employés.