Comment communiquer avec le personnel lors du déménagement d'un bureau ou d'une entreprise?

La plupart des organisations qui comptent plus d'une poignée de personnes doivent avoir une stratégie de communication solide pour les communications internes et externes. Qu'il s'agisse de notifications sur les changements de politique, de procédures quotidiennes ou de tout autre élément sous le soleil, les employés ont besoin de connaître les choses importantes.

Cela comprend également l'élaboration d'un plan pour un déménagement de bureau et l'élaboration d'une liste de contrôle de déménagement.

Bien que vous puissiez penser qu'il y a tellement d'étapes dans la planification d'un déménagement de bureau que vous n'avez même pas le temps d'envisager les communications, vous devez vraiment prendre un jour ou deux pour créer une stratégie ferme qui tiendra les employés et vos clients au courant. des changements à venir.

Plus important encore, vous souhaitez que vos employés participent directement au déménagement, car ils seront probablement les plus touchés par le déménagement.

Messages internes clés

Les messages clés devraient inclure le calendrier, l'emballage, la fermeture des bureaux, la nouvelle disposition des bureaux et des détails sur le nouvel emplacement.

• Chronologie: assurez-vous de répertorier toutes les étapes clés du déménagement afin que tout le monde sache à quoi s'attendre et quand.
• Instructions d'emballage: Fournissez au personnel des instructions sur la façon d'emballer leurs bureaux ou cabines pour le déménagement. Cela devrait inclure où obtenir les matériaux d'emballage, ce qu'ils sont responsables de l'emballage et les délais.
• Avis à l'avance de toute fermeture de bureau: Pendant le déménagement, vous devrez peut-être fermer le bureau pour permettre l'emballage final et le déménagement du matériel et du mobilier de bureau. Assurez-vous que votre personnel est au courant de ces dates et si et comment l'entreprise continuera pendant le déménagement et comment cela affectera leur horaire de travail et leur charge de travail.
• Nouveau plan de bureau: le personnel voudra savoir très tôt à quoi ressemblera le nouvel espace et comment les bureaux seront aménagés. Auront-ils toujours leur propre espace ou seront-ils maintenant dans une cabine ou un plan d'étage ouvert? Assurez-vous de créer un moyen d'informer le personnel de la façon dont leur espace de travail pourrait changer.
• Le nouvel emplacement, le stationnement et les options de transport: fournissez au personnel toutes les informations dont il a besoin sur le nouvel emplacement afin qu'il puisse préparer le transport vers le nouvel espace.

Moyens de communiquer les objectifs au personnel

La façon dont vous livrez le message doit être décidée par le type de message dont il s'agit. Par exemple, le calendrier pourrait facilement être livré via l'intranet de votre entreprise; tandis que les fermetures de bureaux peuvent être mieux présentées lors d'une réunion du personnel pour s'assurer que les questions peuvent être posées et y répondre.

• Intranet: pour les entreprises ou organisations disposant d'un intranet, il s'agit généralement de la meilleure plateforme pour la plupart des messages. Il permet des mises à jour faciles des fichiers et des informations qui peuvent atteindre tous les employés.
• Réunions en personne: quel que soit le message, les réunions du personnel sont un bon endroit pour faire des annonces et permettre au personnel d'avoir une discussion complète. Vous pouvez également utiliser le temps de réunion pour examiner la manière dont les informations seront communiquées afin que le personnel sache qu'il sera tenu informé.
• E - mail: Bien que l'e-mail soit facile, ce n'est pas toujours le meilleur moyen de relayer des informations. Vous ne voulez pas envoyer autant de courriels que les gens ne peuvent pas trouver les informations quand ils en ont besoin. Si vous utilisez le courrier électronique, assurez-vous de ne l'utiliser que pour indiquer aux gens où ils peuvent obtenir les informations.
• Dossiers communs: si vous ne disposez pas d'un intranet, créez un dossier commun sur un lecteur réseau auquel tout le monde peut accéder.
• Tableau d'affichage: vous pouvez utiliser un espace physique pour publier des informations. Les gens peuvent le vérifier souvent, et il fournit également un endroit où les gens peuvent se rassembler et discuter de leurs préoccupations.