Comment garder les employés engagés lors du déménagement de bureaux?

Les opérations de déménagement font souvent partie intégrante des activités commerciales. Si vous prévoyez un déménagement d'entreprise - que ce soit en raison d'une réduction des effectifs, d'un bien immobilier moins cher ou d'une expansion, ou que vous souhaitez être situé plus près des clients - il est important de vous assurer que les employés sont pris en considération et tenus informés afin qu'ils se sentent font partie du mouvement. Cela implique une communication ouverte, en tenant compte de l'impact du déménagement sur chaque employé et en demandant à votre personnel son avis sur le déménagement.

Adresse de transport

Pour la plupart de vos employés, un déménagement signifiera probablement un changement dans leur trajet. Examinez de près le nouvel emplacement de l'entreprise et considérez les types de changements que cela pourrait entraîner. Utilisez votre base de données d'employés pour évaluer les employés qui devront voyager beaucoup plus loin après le déménagement. Pour les personnes qui font la navette en transport en commun, déterminez si le transport en commun sera accessible au nouvel emplacement.

S'il y a des problèmes, présentez-les aux employés concernés pour leur faire part de leurs options, que ce soit pour les frais de transport en commun ou pour les places de stationnement. Même si vous ne pouvez pas offrir d'incitatifs, fournissez aux employés les informations bien avant le déménagement pour leur permettre de décider s'ils devraient choisir d'autres options d'emploi offrant un trajet plus pratique.

Si possible, envisagez de permettre aux employés les plus touchés par le déménagement d'avoir un horaire plus flexible. Peut-être peuvent-ils venir plus tôt ou plus tard, selon les modèles de trafic, leur lieu de résidence et leur rôle spécifique au sein de l'entreprise.

Planifier le stationnement

Dans le cadre de la gestion des problèmes de transport, informez les employés s'il y aura un changement de place de stationnement et si le stationnement sera payé. Demandez aux employés à l'avance ce dont ils ont besoin afin que vous puissiez essayer de fournir suffisamment de stationnement pour tous ceux qui en ont besoin. Si ce n'est pas possible, informez-les des autres options et de ce que vous êtes prêt à faire pour les aider à faire face au changement de leur plan de transport.

Gardez la communication ouverte

Communiquer régulièrement avec les employés au sujet du déménagement est essentiel pour les garder au courant et s'assurer que le ouï-dire est réduit au minimum. Il est tout aussi important de donner aux employés la possibilité de vous poser des questions sur le déménagement; la communication doit se faire de deux manières.

Informez les employés du déménagement dès que possible. Donnez-leur suffisamment de temps pour s'assurer que le nouvel emplacement fonctionnera pour eux afin qu'ils puissent s'habituer à l'idée de déménager et prendre les meilleures décisions pour leur propre situation. Fournissez également un calendrier de la façon dont le déménagement se déroulera, quels seront leurs rôles et ce que vous attendez d'eux.

Demandez l'avis du personnel

Demandez à vos employés comment fonctionnera le nouvel espace de bureau et comment les choses pourraient être configurées au mieux pour l'efficacité, le plaisir du personnel et l'environnement de travail général. Plus le personnel s'implique dans le processus de prise de décision, plus l'apport et le soutien de l'équipe sont importants. Ceci est essentiel pour garder le moral au plus haut pendant ce qui peut souvent être une période difficile.

Découvrez s'il y a des choses sur le (ancien) bureau actuel qui n'ont pas fonctionné et qui pourraient être améliorées dans le nouvel espace. Cela pourrait peut-être être la configuration de la salle de copie, l'emplacement du salon du personnel ou la quantité d'espace de bureau dans chaque bureau. Les employés sont les meilleurs consultants lorsqu'il s'agit d'améliorer le flux de travail et l'environnement.

Créer un dossier d'informations

Si votre entreprise est située au même endroit depuis un certain temps, les employés auront leurs restaurants, cafés et services commerciaux préférés à proximité. Pour faciliter la transition vers le nouvel emplacement, créez une liste des entreprises locales qui se trouvent dans le nouveau quartier, y compris des restaurants, des cafés, des gymnases, des garderies, des nettoyeurs à sec et des épiceries. Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous pourriez envisager de prendre un après-midi pour visiter la nouvelle zone avec vos employés. Faites-leur voir le nouvel espace et passez du temps dans la région. Cela peut grandement faciliter la transition.