Comment planifier et organiser un déménagement de bureau ou d'entreprise?

Le déménagement de votre entreprise vers un nouveau bureau est un processus en plusieurs étapes qui nécessite une planification minutieuse et plusieurs étapes de préparation. Comme pour tout grand projet, il est préférable de diviser la charge de travail et d'attribuer des tâches spécifiques à différents employés. Commencer le processus tôt et maintenir une communication ouverte et fréquente sont les clés d'un déménagement réussi et moins stressant.

Créer une chronologie

Créez une chronologie qui comprend toutes les étapes essentielles de votre déménagement. Pour vous assurer que le calendrier est réalisable, discutez du plan avec tous les membres de l'équipe impliqués dans le déménagement. Soyez réaliste quant au temps dont vous aurez besoin. Un petit bureau peut avoir besoin d'au moins trois mois pour se préparer, tandis qu'un bureau de taille moyenne à grande peut avoir besoin de planifier pendant six à huit mois ou plus. Dans tous les cas, la clé est de commencer le plus tôt possible.

Concevoir le nouvel espace

L'étape suivante consiste à collecter toutes les informations disponibles sur le nouvel espace. Essayez d'obtenir des plans ou une disposition du sol afin de pouvoir identifier les composants clés, tels que les prises électriques et l'espace de stockage, et commencez à concevoir la nouvelle disposition du bureau. C'est également une bonne idée d'avoir un plan d'aménagement général pour votre espace actuel afin de pouvoir comparer les deux. S'il y a des zones dans le bureau actuel qui ne fonctionnent pas, identifiez-les maintenant afin d'éviter les mêmes problèmes dans votre nouvel espace.

En outre, faites une liste des problèmes potentiels avec le nouvel espace, comme une zone de réception plus petite ou une capacité de stockage moindre, ou peut-être un espace ouvert plus grand qui nécessite plus de cabines ou de murs temporaires. Il peut être nécessaire d'engager des charpentiers, des peintres, des électriciens, des installateurs de systèmes ou d'autres professionnels pour construire des murs, ajouter du câblage ou apporter des modifications esthétiques avant d'emménager.

Construisez votre équipe de déménagement

Pour les bureaux de taille moyenne à grande, nommez quelqu'un (ou demandez des volontaires) de chaque département ou division pour coordonner leur domaine particulier. Cela peut être confié au superviseur ou au directeur du département qui peut alors s'assurer que chaque employé assume la responsabilité d'emballer son bureau, ses dossiers et ses effets personnels. Pour les petits bureaux, vous pouvez être seul. Si tel est le cas, identifiez quelques personnes clés susceptibles de vous aider à coordonner le déménagement.

Votre équipe peut également vous aider à identifier les problèmes actuels avec l'ancien espace et à trouver des solutions possibles pour le nouveau bureau. C'est un excellent moyen d'incorporer d'autres points de vue et de parvenir à un consensus lors du déménagement, surtout si certains employés ne soutiennent pas le changement.

Conduire des réunions régulières

Dans votre emploi du temps, organisez des réunions régulières pour discuter du déménagement et de son évolution avec tous les employés. Il est important de tenir tout le monde informé et de prendre le temps de répondre aux préoccupations et aux commentaires des employés. Le déménagement est stressant pour toutes les personnes impliquées et peut être plus stressant si les décisions ne sont pas communiquées adéquatement.

Déterminez votre budget

Si vous avez un budget spécifique attribué pour votre déménagement, il est important d'identifier les coûts avant d'embaucher des déménageurs, ou même avant d'emballer la première boîte.

Attribuer des tâches

Demandez à votre équipe de déménagement de créer une liste de tâches à accomplir dans les semaines précédant votre déménagement et assurez-vous que les tâches critiques sont ajoutées à la chronologie / au calendrier. Demandez à chaque chef de service ou superviseur ce qui est exigé de leur région, ce qui peut inclure des fournisseurs de services spécialisés, tels que des installateurs de lignes téléphoniques ou des spécialistes des réseaux informatiques. Assurez-vous également que les espaces communs sont couverts, tels que la zone de réception, le hall et les espaces de stockage.

Embaucher les déménageurs

L'embauche de déménageurs est l'une des tâches les plus critiques du déménagement d'une entreprise, et il existe des entreprises de déménagement qui se spécialisent dans les déménagements de bureaux. Comme tout déménagement de ménage, il est important de s'assurer que l'entreprise est fiable et que vous recevez le meilleur service pour le coût. Faites vos recherches, posez les bonnes questions et demandez à l'entreprise de venir à votre bureau pour évaluer votre déménagement.

Cette tâche peut être attribuée à une personne ou à un groupe ou à quelques personnes différentes, chacune appelant des entreprises spécifiques et comparant ensuite ses notes. Dans tous les cas, commencez tôt pour vous assurer d'obtenir le meilleur prix et de répondre à vos besoins.

Créer une liste de contacts

Une liste de contacts permet de s'assurer que toutes les personnes avec lesquelles vous faites affaire, y compris les fournisseurs et les clients, savent que vous déménagez. C'est une bonne idée de confier cette tâche à une personne à superviser pour éviter que les contacts ne passent entre les mailles du filet. Informer les clients et les clients nécessite des communications spécifiques sur votre nouvel emplacement et la façon dont l'entreprise fonctionnera pendant le déménagement. Ces informations sont essentielles pour garantir que vos clients ne vont pas ailleurs pour vos services.