Qui notifier lors du déménagement d'un bureau ou d'une entreprise?

Le déménagement d'un bureau est compliqué. Avec autant de choses à faire, il est facile d'oublier des tâches plus petites mais vitales. Pour garder votre bureau sur la bonne voie, assurez-vous d'avoir une liste de contrôle des tâches essentielles pour aider votre bureau à déménager et utilisez le guide de liste de contrôle suivant qui vous assurera que rien n'est laissé de côté.

Clients et clients

C'est une bonne idée d'informer d'abord votre clientèle du déménagement, de préférence au moins un mois avant le déménagement. Fournissez des informations sur le nouvel emplacement, soit en envoyant une lettre officielle ou un e-mail avec une carte jointe ou jointe à toutes les personnes dans la base de données de votre entreprise. Ou, dans le cas d'un magasin de détail, placez une carte et un panneau de notification sur la porte d'entrée et fournissez un petit dépliant avec chaque achat. Affichez les informations sur votre page Web avec des instructions faciles à suivre et des détails qui inciteront vos clients à revenir - cela peut inclure une vente «emménagement» ou une soirée d'ouverture officielle.

Vous devez également informer vos clients si vous allez fermer pendant le déménagement ou si vous réduisez vos heures - ce sera un avis essentiel pour vous assurer que les clients ne sont pas frustrés si votre porte est verrouillée. Savoir à l'avance quand vous serez ouvert aux affaires vous évitera beaucoup d'appels téléphoniques de la part de vos clients et les empêchera de s'adresser à votre concurrent pour obtenir du service. En d'autres termes, informez vos clients de votre plan pour les servir pendant la transition.

Fournisseurs de services, fournisseurs et agences gouvernementales

Informez les services et les fournisseurs que votre entreprise utilise régulièrement. Cela peut inclure une société d'imprimerie, un service de messagerie, un magasin de fournitures de bureau ou un fournisseur de services Internet.

Banques et assurances

Les banques exigeront une notification précoce - vous devrez changer l'adresse sur les chèques de la société, puis faire imprimer les chèques et informer les sociétés de cartes de crédit et toute autre institution financière ou fournisseur de services. Vous pouvez décider que votre entreprise bénéficierait du transfert de comptes professionnels d'une banque à une autre ou d'une succursale à une autre - parlez à votre représentant bancaire des services disponibles dans le nouvel emplacement / quartier.

Les compagnies d'assurance doivent également être informées rapidement. Ils devront évaluer le nouvel espace et vous fournir une nouvelle estimation, le cas échéant. C'est le moment idéal pour discuter avec votre assureur de l'assurance déménagement et de ce dont vous aurez besoin pour vous assurer que votre bureau est protégé.

Modifier les messages téléphoniques entrants

En plus de mettre à jour les informations de l'entreprise et les supports marketing, il existe d'autres moyens de vous assurer que le public est informé du déménagement à venir. Ajoutez une notification au répondeur / service de messagerie vocale indiquant la date du déménagement, l'endroit où vous déménagez et comment cela peut affecter le service. Assurez-vous de fournir les coordonnées des clients qui peuvent avoir des préoccupations spécifiques.

Demandez aux employés de modifier également la ligne de messagerie vocale de leur bureau avec des informations sur le déménagement et la nouvelle adresse. Encore une fois, c'est un moyen facile de rappeler aux contacts le déménagement et d'informer ceux qui ne sont pas dans la base de données de contacts du changement.

Changez votre ligne de signature

L'ajout d'un avis dans la ligne de signature de courrier électronique pour tous les employés garantit que chaque courrier électronique envoyé rappellera au destinataire le déménagement à venir. C'est un excellent moyen d'atteindre les personnes qui ne figurent pas dans la liste des contacts de l'entreprise.

Timbre de la correspondance sortante

Achetez un timbre rouge qui indique «Remarque nouvelle adresse» - ces timbres peuvent généralement être achetés dans un magasin de fournitures de bureau. Tamponnez les papiers à en-tête mis à jour pour vous assurer que les destinataires sont informés du changement d'adresse. Notez que cette étape de notification peut ne pas être applicable tant que le déplacement n'est pas terminé.

Téléphone

Cela devrait être le premier service public que vous contactez à propos de votre déménagement - vous voulez vous assurer que votre entreprise reste ouverte pendant le déménagement ou qu'il y a le moins de perturbations possible. Informez la compagnie de téléphone de la date du déménagement et demandez que les téléphones soient installés et prêts à fonctionner dans le nouvel emplacement la veille de votre date d'emménagement. Cela garantit que le système est opérationnel le premier jour dans le nouvel emplacement.

Demandez à l'entreprise de mettre en place un système de transfert d'appels à compter du jour de votre déménagement. Si votre entreprise change de numéro de téléphone, demandez l'ajout d'un avis à votre ancien numéro pour informer les appelants du changement de numéro de téléphone. Une fois que vous avez déménagé, c'est une bonne idée d'appeler votre ancien numéro pour vous assurer que le service est en place. Assurez-vous également que votre nouveau numéro d'entreprise et votre nouvelle adresse sont mis à jour dans le prochain annuaire téléphonique et annuaire.

Comptes postaux, e-mails et réseaux sociaux

Informez le bureau de poste de votre déménagement et faites en sorte que le courrier soit réexpédié pendant quelques mois après le déménagement. Comme indiqué précédemment, ajoutez un avis de déménagement aux lignes de signature des employés avant le déménagement et après le déménagement également; après le déménagement, la signature doit demander au destinataire de noter le changement d'adresse et de coordonnées. Les entreprises de messagerie régulières qui ramassent et déposent des colis à votre bureau doivent également être informées du changement d'adresse et de tout changement de service.