Comment hiérarchiser vos tâches?

Vous avez donc toutes ces choses à faire tous les jours et votre liste de choses à faire est pleine - comment savez-vous quoi faire en premier, deuxième et troisième?

Presque tout le monde a l'impression d'avoir trop à faire et trop peu de temps pour le faire. Souvent, ce sentiment accablé découle d'une incapacité à prioriser toutes ces tâches apparemment urgentes. Si vous sentez que votre liste de tâches s'allonge de minute en minute et que vous ne savez même pas par où commencer, voici comment identifier, évaluer et hiérarchiser vos tâches.

1. Faites une liste

Avant d'essayer de trier vos obligations par ordre d'importance, prenez le temps de dresser une liste complète de tout ce dont vous avez besoin ou que vous souhaitez accomplir. Divisez votre liste en sections pour différents types de tâches. Ces catégories pourraient inclure:

Tâches quotidiennes ou hebdomadaires

Ce sont des «tâches» banales qui peuvent être personnelles (planification des repas et épicerie) ou liées au travail (réunion d'équipe hebdomadaire). Si vous suivez déjà une routine quotidienne, vous serez familiarisé avec ces tâches; si vous ne le faites pas, c'est le bon moment pour en créer un. Ce que vous incluez peut varier - certaines personnes ne verront pas besoin de se rappeler de vérifier leurs e-mails ou d'acheter des produits d'épicerie, mais d'autres apprécieront les rappels structurés pour effectuer certaines actions à certains moments ou certains jours.

Tâches avec des délais

Celles-ci, évidemment, doivent être effectuées à une date précise et nécessitent une préparation préalable. Des exemples pourraient être un journal scolaire qui doit être présenté dans trois semaines ou une fête que vous prévoyez dans six mois. Ces types de tâches - souvent appelées projets - peuvent ensuite être décomposées en éléments plus petits - par exemple, "écrire du papier" peut être décomposé en lecture des livres pertinents, organisation de vos notes, rédaction d'un plan, rédaction du premier brouillon, etc. sur.

Tâches récurrentes

Celles-ci ne se produisent pas sur une fréquence quotidienne ou hebdomadaire, mais ce ne sont pas non plus des projets ponctuels. Les tâches récurrentes peuvent inclure des rendez-vous chez le dentiste ou faire vos impôts trimestriels.

Tâches nécessaires et motivées

Ce sont des tâches ou des projets que vous savez que vous devez faire, mais personne ne va vous faire. Ils ont rarement, voire jamais, une limite de temps intégrée. Pensez à améliorer le site Web de votre petite entreprise ou à trouver un nouveau fournisseur de soins primaires.

Tâches auto-motivées, non nécessaires

Ce sont les activités les plus agréables qui ont néanmoins tendance à être laissées pour compte au fur et à mesure que d'autres tâches, plus manifestement nécessaires, les évincent. Pensez à lire pour le plaisir ou à travailler sur des loisirs.

Tâches d'un jour

Ces tâches traînent au bas de votre liste de choses à faire ou au fond de votre esprit, mais elles n'ont généralement pas à être effectuées rapidement ou jamais. Exemple: peignez vos radiateurs.

2. Organisez votre liste

Une fois que vous avez tout répertorié, vous pouvez déterminer ce qu'il faut faire en premier et organiser votre emploi du temps. (Comment vous faites cela physiquement - sur une feuille de papier, un agenda, une application, un calendrier en ligne ou autre - importe moins que le fait que vous choisissiez une méthode qui fonctionne pour vous et que vous utiliserez.) Voici quelques critères pour Penser à:

Urgent ou important

Toutes les tâches peuvent être classées dans l'une des quatre catégories. Les tâches urgentes et importantes doivent être effectuées en premier, dès que possible; des tâches urgentes mais pas importantes peuvent être déléguées si possible, mais si ce n'est pas le cas, votre emploi du temps doit inclure suffisamment de flexibilité et de temps supplémentaire pour les accueillir lorsqu'elles apparaissent; les tâches importantes mais non urgentes doivent être planifiées longtemps à l'avance afin qu'elles ne deviennent pas urgentes; les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes peuvent potentiellement être éliminées, bien que si vous les appréciez, elles devraient être intégrées à votre emploi du temps afin qu'elles ne soient pas évincées par des obligations plus exigeantes.

Évaluer la valeur

Vous pouvez juger de la valeur d'une tâche de plusieurs manières. L'un pourrait être de savoir si d'autres personnes sont touchées et à quel point ces personnes sont importantes pour vous (l'approbation de votre patron et le bien-être des enfants qui dépendent de vous étant plus importants que, par exemple, les opinions d'un groupe d'étrangers que vous avez convenu vous pouvez également attribuer une valeur élevée à des tâches que vous voyez porter leurs fruits à long terme ou que vous trouvez simplement gratifiantes.

Une référence que vous rencontrerez probablement en lisant sur la hiérarchisation des tâches est la règle des 80-20 ou le principe de Pareto, qui stipule que 80% des effets proviennent de 20% des causes. Cela peut s'avérer vrai ou non pour vous, mais c'est un bon rappel pour identifier ce sur quoi vous passez réellement du temps et lesquels de vos efforts portent leurs fruits.

Timing et flexibilité

Un calendrier de fonctionnement permet des changements et reconnaît les contraintes de temps. Soyez réaliste lors de la priorisation et de la planification de vos journées. En cas de doute, surestimez le temps qu'une tâche donnée prendra.

Si deux tâches sont dues en même temps, le choix par lequel commencer dépend de la façon dont vous travaillez le mieux. Certaines personnes préfèrent éliminer la tâche la plus simple pour se concentrer sur la tâche la plus complexe; d'autres se sentiront rassurés s'ils commencent d'abord par la tâche la plus difficile et en font tout ou partie avant de passer à autre chose. N'oubliez pas que vous n'avez pas à entreprendre une tâche ou un projet du début à la fin avant de passer au suivant - à moins, bien sûr, que vous ne trouviez que travailler de cette façon augmente votre productivité.

Limitez vos tâches quotidiennes à trois au maximum. La journée peut également inclure des tâches plus petites qui sont plus routinières ou moins importantes ou urgentes, mais se charger de tâches majeures entraînera probablement du stress et de la déception.

N'oubliez pas que les priorités peuvent changer - si votre patron a besoin que vous fassiez quelque chose maintenant, votre première priorité précédente sera probablement ramenée à la seconde. C'est une raison de plus pour consacrer plus de temps à votre emploi du temps pour permettre une certaine flexibilité.

3. Tâches par lots

Le regroupement de tâches est l'un des moyens les plus efficaces et les plus efficaces de réaliser ces tâches lancinantes et à faire tout le temps. Le traitement par lots signifie simplement que vous travaillez encore et encore sur le même type de tâche avant de passer à autre chose. La première étape consiste à identifier les tâches que vous effectuez encore et encore, puis à configurer un flux de travail simple à suivre. Ensuite, vous vous attaquez à ces tâches en même temps à l'aide de ce flux de travail.

Le traitement par lots nécessite l'exécution de tâches similaires qui nécessitent des ressources similaires en «lots» pour améliorer l'efficacité et la productivité. Voici quelques exemples:

• Payez toutes vos factures en même temps
• Ouvrez tous vos e-mails une fois par semaine et agissez plutôt que de les laisser s'empiler chaque jour et de ne jamais y accéder

Le traitement par lots vous permet d'entrer dans une rainure en faisant la même tâche encore et encore afin que vous n'ayez pas à perdre de temps à trouver des instructions ou ce que vous devriez faire ensuite.

4. Éliminer les tâches

Une fois que vous avez répertorié toutes vos tâches et les avez triées du plus important au moins important, il deviendra clair quelles tâches se trouvent en bas de la liste. Celles-ci peuvent parfois être déléguées à quelqu'un d'autre, mais si ce n'est pas possible, vous devez décider de planifier une heure pour eux ou de les éliminer.

Vous pouvez avoir des tâches sur votre liste que vous n'avez pas à faire ou même que vous voulez faire, mais vous vous êtes senti obligé d'ajouter à un moment donné (aller au gymnase, fréquenter un club de lecture.) Celles-ci peuvent être entièrement éliminées.

Enfin, il est possible d'avoir tout simplement trop à faire - si vous ne pouvez pas tout faire, évaluez votre charge de travail pour déterminer si vous avez juste besoin d'un peu plus de pratique pour établir les priorités ou si vous devez dire à quelqu'un que vous ne pouvez plus continuer certaine tâche.