Comment obtenir une meilleure réponse à votre demande RSVP?
Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles vous voulez que les gens répondent à vos invitations à une fête. Peut-être avez-vous besoin de compter les effectifs du lieu de la fête ou de prévoir suffisamment de nourriture pour votre fête à la maison. Peut-être avez-vous voulu personnaliser les faveurs. Quelle que soit la raison, placer une note RSVP sur une invitation signifie que vous attendez une réponse. Puisque vous avez été assez courtois pour inviter quelqu'un, il devrait vous rendre cette gentillesse avec une réponse simple.
Ce n'est pas toujours aussi simple. Il y aura toujours des parents qui ne répondront pas simplement parce qu'ils ne peuvent pas être dérangés. D'autres parents n'ont peut-être même pas vu l'invitation. Certains parents peuvent ne pas vraiment comprendre ce que signifie RSVP.
Alors, qu'est-ce qu'un parent qui organise une fête, j'ai vraiment besoin d'un compte à tête? La vérité est, autre que d'inviter uniquement les enfants pour lesquels vous avez des informations de contact; il n'y a pas de moyen infaillible de garantir un RSVP de chaque invité. Il existe cependant quelques méthodes que vous pouvez essayer pour encourager une meilleure réponse.
Inclure les choix de réponse numérique
Plus vous proposez d'options aux parents, mieux c'est. Beaucoup de gens se sentent mal à l'aise d'appeler quelqu'un qu'ils ne connaissent pas pour refuser une invitation à une fête. L'ajout d'une option moins personnelle a permis à certains d'éviter une conversation gênante tout en restant RSVP.
Il semble que plus vous proposez d'options pour répondre par voie électronique, plus vous avez de chances de collecter plus de réponses, alors allez-y et ajoutez une option de courrier électronique et de texte à vos invitations.
Inverser les "regrets seulement"
Le terme «regrets seulement» sur une invitation signifie simplement que vous n'avez pas besoin de RSVP si vous prévoyez de venir, mais veuillez appeler et informer l'hôtesse si vous ne pouvez pas venir. Malheureusement, la plupart des gens semblent faire le contraire: répondre s'ils viennent et ignorer l'invitation s'ils ne le sont pas.
Au lieu d'utiliser le terme «regrets seulement», pourquoi ne pas ajouter une note qui dit quelque chose comme «RSVP seulement si vous prévoyez d'y assister. Toutes les non-réponses seront considérées comme un non». Puisque c'est ce que font la plupart des gens de toute façon, c'est un moyen efficace de clarifier que quelqu'un qui n'appelle pas ne devrait pas se présenter de toute façon le jour de la fête.
Oui, cela peut sembler impoli, mais planifier une fête pour un grand groupe d'enfants est déjà assez difficile sans avoir la question persistante de savoir si 16 personnes qui n'ont jamais répondu vont se présenter à la dernière minute et créer une pénurie de gâteau d'anniversaire. Si votre événement se déroule dans un lieu de fête pour enfants, indiquez dans votre note que le lieu nécessite un effectif précis à une certaine date et ne pourra pas accueillir plus que ce qui est prévu.
Donnez-leur une raison de répondre
Vous ne pourrez peut-être pas inciter tout le monde à répondre, mais vous pouvez trouver quelques réponses en ajoutant des notes expliquant pourquoi vous avez besoin d'une réponse (autre que l'effectif évident). Par exemple, vous pouvez personnaliser les cadeaux d'anniversaire. Si vous le faites, ajoutez une note qui dit: "Veuillez répondre avec l'orthographe correcte du nom de votre enfant pour des cadeaux personnalisés." Cela encouragerait certaines de ces personnes de dernière minute à s'engager plus tôt et à éviter de se présenter et de laisser leur enfant à l'écart du plaisir.
Vous pouvez utiliser cette même stratégie pour indiquer que vous avez besoin d'une réponse précise pour vous assurer d'avoir suffisamment de cupcakes ou de prix pour les jeux de société. Parfois, les parents ne réalisent pas vraiment que les chiffres comptent lorsqu'ils planifient une fête d'anniversaire, il n'y a donc rien de mal à le leur signaler gentiment.
En fin de compte, il n'y a vraiment aucun moyen de garantir que chaque invité répondra en temps opportun (ou pas du tout), mais quelques-unes de ces stratégies devraient encourager davantage une réponse qu'un "RSVP standard d'ici 10/12" est susceptible de recueillir.
